Programme des Volontaires des Nations Unies (VNU) – Programme Assistant PVNU

Basé(e) au sein du Bureau Pays du PNUD, l’unité de terrain du programme VNU se compose généralement d'un(e) Chargé(e) de programme VNU et d’un(e) Assistant(e)/ Associé(e) au programme VNU. Dans certains cas, l’unité de terrain est composée seulement d’un(e) assistant(e) au programme VNU ou un(e) associé(e) au Programme VNU. L’unité de terrain est partie intégrante de l’équipe de Portfolio Pays basée au siège du VNU à Bonn, en Allemagne. L’unité de terrain VNU est responsable de la gestion au quotidien des volontaires des Nations Unies, de la gestion des programmes et des initiatives du programme VNU, en répondant aux demandes locales et en promouvant des nouvelles opportunités pour le programme VNU.

31.07.2017 Référence de l'offre : non renseigné Secteur : Gestion de programme

En tant que membre de l’unité de terrain du programme VNU, l’Assistant(e) au programme VNU est rattaché(e) au Bureau Pays du PNUD pour travailler avec son/sa superviseur aux activités du programme VNU dans le pays. L’Assistant(e) au programme VNU soutien son/sa superviseur dans certaines activités du programme VNU, et est responsable de l’accomplissement des tâches administratives, logistiques et financières liées aux affectations et aux contributions du programme VNU.

Le Programme des Volontaires des Nations Unies (VNU) est au sein des Nations Unies l’organisation qui, au niveau mondial, est chargée de promouvoir le volontariat pour la Paix et le Développement.
Le volontariat profite à la fois à l’ensemble de la société et à la personne qui se porte volontaire. Les Volontaires de l’ONU contribuent à la paix et au développement en faisant du plaidoyer pour le volontariat en général, en encourageant les partenaires à intégrer le volontariat dans leurs programmes de développement et en mobilisant des volontaires.
Dans la plupart des cultures, le volontariat est profondément ancré et établi dans les sociétés avec la tradition de partage et d’entraide au sein des communautés. A cet égard, les volontaires prennent part aux différentes formes de volontariat et jouent un rôle important pour le développement et la paix en collaboration avec les partenaires, les agences hôtes et les communautés locales.
Durant toute leur affectation, les Volontaires de l’ONU font la promotion du volontariat à travers leur action et leur conduite. S’engager dans les activités volontaires peut effectivement et positivement enrichir leur compréhension des réalités sociales et locales, aussi bien que créer un pont entre eux-mêmes et les personnes dans leur communauté d’accueil. Ceci rend le temps qu’ils dépensent en tant que volontaire plus valorisant et productif tout en renforçant leurs valeurs d’engagement, de solidarité et de paix.

Le programme VNU a recruté plus de 8000 volontaires de l’ONU depuis sa création en 1971. Avec une moyenne d’âge de 38 ans et une expérience professionnelle moyenne de 10 ans, les Volontaires de l’ONU issus de 158 pays ont travaillé dans plus de 130 pays. La majorité des VNU, 80 pourcent, venaient de pays en développement et un tiers étaient volontaires dans leur propre pays, les autres étant affecté(e)s à l’étranger.

L’équivalent financier des activités du Programme VNU dépasse 219 Millions de Dollars Américains chaque année.
En outre, ayant été le point focal des Nations Unies pour l’année Internationale des Volontaires en 2001, le Programme VNU est toujours très actif lors des événements de célébration et de promotion du volontariat, notamment lors de la Journée Internationale des Volontaires le 05 décembre de chaque année (plaidoyer, réseautage, mobilisation des volontaires…).
Placé au sein de la Division Paix et Développement, le gestionnaire du Portefeuille Afrique de l’Ouest et du Centre supervise l’unité de terrain du Programme VNU, et est responsable de la mise en œuvre de la Stratégie du programme incluant la gestion des volontaires au niveau global, régional et local.
L’équipe est également responsable du suivi des tâches suivantes:
– Planification stratégique et programmation basées sur la stratégie du Programme VNU ;
– Construction et renforcement des relations avec les partenaires du système des Nations Unies et les partenaires externes ;
– Communication effective entre le siège VNU et le Programme VNU sur terrain pour une programmation, un suivi et une mise en œuvre du programme et une gestion des volontaires de qualité ;

Sous la responsabilité du gestionnaire du portefeuille Pays du siège du programme VNU, l’Assistante(e) au programme VNU travaille sous la supervision directe du/de la Chargé(e) de programme VNU ou, en son absence, du/de la Chargé(e) des opérations du PNUD. Afin de garantir l’efficacité dans l’accomplissement de ses taches, il est essentiel pour l’assistant/e au programme VNU de maintenir des relations de travail étroites avec le personnel du Bureau Pays du PNUD, à la fois avec les divisions des opérations et du programme, et de s’intégrer à l’équipe du PNUD. Duties and Responsibilities
1.     Assurer un appui effectif au programme, visant les résultats suivants:

Appuie le superviseur dans la gestion générale du Programme VNU (planification annuelle, collecte et mise à jour de données, rapportage, partenariats, rédaction de documents…) ;    Maintient les informations financières à jour pour assister le superviseur dans la préparation, la mise en œuvre et la révisions des budgets des projets ;    Fait le suivi diligent des demandes des agences partenaires (Description de l’Affectation, confirmation du financement, processus de recrutement des candidats, etc) ;    Appuie le superviseur dans les activités de communication liées au volontariat, notamment la Journée Internationale du Volontariat (JIV).

2.  Assurer un appui effectif aux volontaires (mobilisation et gestion), visant les résultats suivants:
En collaboration avec le siège et les autres bureaux pays, assiste les volontaires internationaux en cours de recrutement et les personnes à leur charge (informations sur les procédures, mise à jour des dossiers en ligne, documents nécessaires fournis et informations renseignées, medical clearance, indemnités de départ, visas…) ;    S’assure de la logistique d’accueil et d’hébergement temporaire des volontaires de l’ONU arrivant dans le pays, ainsi que le paiement rapide de leur indemnité d’installation ;    Assiste lorsque nécessaire les volontaires de l’ONU pour les démarches administratives liées à leur installation dans le pays (ouverture d’un compte bancaire, carte d’organisme, permis de conduire, etc.) ;    Assiste les volontaires nationaux en cours de recrutement (informations sur les procédures, mise à jour des dossiers en ligne, documents nécessaires fournis et informations renseignées, certificat médical, indemnités…) ;    S’assure que tous les volontaires reçoivent un briefing d’accueil informatif à leur prise de service ;    S’assure que toutes les formalités administratives de prise de poste sont remplies (documents à fournir ou remplir, briefing de sécurité, carte d’assurance, carte VNU, carte SOS…) ;    Accompagne lorsque logistiquement possible le nouveau volontaire lors de sa prise de poste dans  q   l’agence hôte et s’assure qu’une induction est faite par la structure hôte ;    Tient les agences hôtes informées des Conditions de Service et autres procédures relatives à la gestion des Volontaires et informe son superviseur pour action lorsque celles-ci ne sont pas respectées ;    Gere le paiement des indemnités mensuelles des volontaires de l’ONU, et tout autre paiement justifié (remboursement frais sécurité, formation…) ;    Informe, oriente et assiste tous les volontaires de l’ONU sur les questions financières et administratives relatives à leur affectation en accord avec les conditions de service et orientations du siège ;    Entreprend toutes les tâches liées à la gestion générale des volontaires de l’ONU et des personnes à leur charge dans le pays ;    Recueille et maintient à jour les données liées aux contrats des VNU en service (y compris dans ATLAS), informe le superviseur et prend action dans des délais raisonnables pour les extensions, renouvellements et fins de contrats ;    Maintient à jour les données relatives aux congés des volontaires (y compris dans eservices) et s’assure que tous les volontaires de l’ONU soumettent leurs plans et demandes de congés à temps (attention particulière donnée aux droits de fin de contrat) ;    Met régulièrement à jour les informations relatives aux volontaires de l’ONU (staffing table, contacts, contacts SOS, personnes à charge…) et s’assure qu’ils soumettent effectivement et dans les délais tous les documents qui leurs sont demandés durant toute leur affectation (plans annuels, certificats, rapports…) ;    S’assure que les effets personnels des volontaires de l’ONU sont répertoriés, mis à jour et envoyés au siège du Programme VNU dans les délais, conformément aux dispositions des Conditions de Service VNU ;    Prépare, en consultation avec le superviseur, les autorisations de voyage des volontaires de l’ONU en relation avec leur fonction dans le pays ;    Apporte, si besoin, en consultation avec le superviseur, l’appui nécessaire au volontaire de l’ONU en cas de maladie grave, évacuation médicale, évacuation pour raison de sécurité ou décès du/de la volontaire de l’ONU ;    S’assure que toutes les conditions soient remplies (évaluation, checklist, restitution ou annulation carte VNU, rapport final…) avant de procéder au paiement des prestations finales des volontaires de l’ONU à la fin de leur affectation et s’assure de la remise de l’attestation de service ;    S’assure de toute autre tâche liée à la gestion administrative, financière et logistique des volontaires et que les points requérant action sont portés à l’attention de son superviseur.
3. Assurer un appui administratif, financier et logistique visant les résultats suivants:

Collabore avec le siège du Programme VNU et/ou les bureaux de recrutement étrangers pour l’organisation logistique, administrative et financière relative aux affectations des volontaires de l’ONU internationaux et leurs dépendants (vérification des diplômes originaux, certificat médical, indemnité de départ, visa, transport…) ;    Organise avec diligence le processus de sélection des volontaires nationaux (publication, longlist, shortlist, tests, entretiens, contrats) en accord avec les règles de procédures et orientations du superviseur et de l’équipe du portefeuille, et en concertation avec l’agence hôte si nécessaire ;    Prépare les documents nécessaires relatifs au processus de recrutement en accord avec les procédures et orientations du superviseur (comptes rendus de sélection, grille d’évaluation…) ;    Assure la mise à jour et la gestion de la base de données des volontaires et candidats au volontariat de l’ONU (roster de candidats nationaux) ;    Assure les tâches en ATLAS HCM liées à la gestion du contrat, la validation du paiement, les gains et les prélèvements, la gestion des congés, les fins de contrat, etc. ;    Prépare les réquisitions, bons de commande et les reçus de tous les paiements des VNU dans ATLAS et corrige dans les délais les réquisitions, bons de commande et reçus ;    Gère les dossiers et sauvegarde les informations et les documents de référence pour un accès facile et un archivage (électronique et physique) pour la mémoire institutionnelle ;    Rédige les correspondances utiles en accord avec les orientations du superviseur et du siège, y compris les mémorandums et notes aux dossiers ;    Exécute d’autres tâches administratives telles que photocopies, collecte et distribution du courrier entrant, le dispatching de courrier sortant, la recherche des dossiers, etc. ;    Gère l’inventaire des équipements de propriété du programme VNU, et des biens achetés par les projets du programme VNU, en assurant la soumission au siège ;    Accomplit les fonctions liées à la réalisation d’enquête sur le logement et les services publics utiles pour le Programme VNU et s’assure que les résultats sont communiqués au siège du Programme VNU ;    Donne un appui administratif au recrutement des candidats locaux aux affectations VNU qui sont envoyés dans d’autres pays ;    Appuie le superviseur dans la préparation du plan annuel de missions d’évaluation des conditions de travail et vie des volontaires en concertation avec les volontaires et leurs superviseurs (chronogramme, budget, logistique, programme d’activités…) ;    Appuie le superviseur dans l’organisation de la retraite annuelle des volontaires de l’ONU en concertation avec les volontaires et les agences hôtes (proposition TDR budgétisés, besoins de formation, identification de personnes ressources…) ;    Si besoin, exécute d’autres tâches administratives, logistiques ou financières.

Competencies

Compétences exigées:

Valeurs d’éthique et d’intégrité    Bonne connaissance de l’organisation et un bon sens du jugement    Auto-développement et prise d’initiative    Esprit et travail d’équipe    Communication ouverte et efficace au sein de l’équipe    Création de synergies à travers la maîtrise de soi    Gestion des conflits    Apprentissage et partage des connaissances et encouragement à l’apprentissage des autres    Information et prise de décision transparentes    Travail sous pression    Organisation, rigueur, respect des délais, planification et sens de la priorisation    Travail orienté vers les résultats
Required Skills and Experience
Education:
Minimum Baccalauréat
Diplôme de préférence en administration économique et sociale, gestion des ressources humaines, comptabilité ou finances.

Expérience:
5 années d’expérience dans l’administration, la gestion des ressources humaines et/ou un service d’appui à un Programme.
Excellente maîtrise des logiciels bureautiques (ERP, MS Word, Excel, PowerPoint, etc.).
Une bonne maîtrise du système internet et de la gestion des médias sociaux.
Une bonne connaissance des procédures et logiciels de travail (ATLAS) du PNUD est un atout.

Une expérience avec une organisation de volontariat est un atout.
Langues requises:
Maîtrise exigée du Français et de l’anglais.

L'ENTREPRISE

non renseigné
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